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篇名: 關鍵18分鐘(時間管理)
作者: 小雨 日期: 2013.04.11  天氣:  心情:

我的女兒在外地唸書.雖然每週都會回家但我們平日還是會分享一些生活上的心得


因為這是多年來養成的習慣


19歲的孩子不適合耳提面命.緊迫盯人的方式


我會把一些我認為對孩子有幫助的文章記給她來了解她的一些看法


從信件內容中給她加油打氣.也分享我的一些心情與看法


這種討論的方法是以潛移默化的方式帶入教育..


而我也可以掌握她在外的狀況.卻又不會造成她的時間壓力


而不論她說甚麼我都會以理性的方式去回信


以一個朋友.以一個第三者的態度去分析及回應她文中表達的意思


因為我是以寄信的方式.讓她有空再回我


我覺得這對於一個大學年紀的孩子很適合


……………………………………


 


最下面那段文章是我老闆寄給我的.而我也轉寄給女兒


也感謝好友們常寄些好文分享讓我有更多資源給我家孩子


以下


第一段是她的回信


第二段是我針對她回信寫的內容


 


她的心得:


的確是該管理自己的生活,列出清單,完成在期間內要完成的事。讓我想起國中的時候,你都會要我在星期六早上規劃星期六日要完成哪些評量,考卷的第幾回第幾頁。現在功課沒有以前多,我也都能在期間內做完。今天星期三,我上午沒課,下午有透視學。上上禮拜三老師出了透視學作業。是要畫室內的透視圖,要上素描。大家因為聽到要畫上素描,退怯不少。老師給我們看三年前的範例,(可見這三年沒有人認真畫畫)一看我就覺得不難,打算超越範例,成為範例。昨天我打算把透視學畫完,就帶去學校畫,已經完成90%了,有一個同學看到我的畫,說;好漂亮,好像芭比會住的地方喔。昨天最後一節是英文課,老師教完後,叫我們自習,我就利用時間畫透視圖。旁邊的同學還說:宣..你真的太會利用時間了。結果我回家後,發現透視學小老師在fb說他去老師求情,要老師把這項作業延後到下禮拜再交。我覺得其實沒有必要老師要求這個,因為身為設計者,遲交作品是很不應該的,以後出社會可以這樣延後給客戶東西嗎?再說,這做業是上上禮拜就說要做的,上禮拜的春假空個一天出來一定畫的完。在享樂之前先把該做的事做完,這是你跟我說過的,以前妳說要看電視可以,先把功課做完。美術班的那三年我沒什麼熬夜也是因為這個原因,妳說:這禮拜的作業不要拖到下禮拜做。我猜等一下上課交作業的一定不到10人,據我同學跟我說,全班大部分的人的進度是0,所以小老師才去求情的,看來他們得再磨練磨練。


 


……………………………………………………………………………………..


我的回信:


妳真是我的女兒.ㄏㄏㄏ那個性簡直一個模子刻出來媽媽感到很欣慰


 


我今天要交報表.每月10日要交


遇上上週放4天老闆說可以晚一點沒關係..但我堅持這2天都晚點回家.也在10日的今天完成所有工作


因為我不希望給自己太多藉口延後工作進度..信用無價..我不遲到不早退不請假.工作也不遲交


星期一我收到一個正式函件通知.一般而言得工作3個月才是正式員工.但我的上司和總經理一致給我評語:1.執行力強 2.配合度極高 3.責任感很重..所以提前結束適用期.調整薪資並調整職務為正式職員


謝謝妳的辛苦付出.公司有你會更好


 


 


我們做的努力...總是會被看到  ^^


 


我們繼續加油喔........這篇管理時間的文章留著參考


 









成功不是偶然



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關鍵18分鐘:最成功的人如何管理每一天


 



http://www.businessweekly.com.tw/blog/article.php?id=3216&p=1


撰文者:彼得.布雷格曼(Peter Bregman



(來源.Photo Credit : CC By RLHyde @Flickr


最近,我碰巧讀到一篇威爾(Bronnie Ware)寫的短文〈臨終病人的五大憾事〉。許多年來,威爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現的遺憾是什麼?「希望我曾經勇敢選擇忠於自我的 生活,而不是照著別人的期待過日子。」其次呢?「希望我沒那麼努力工作。」


這兩種遺憾可透過兩種方式來理解:不要工作得太 賣力,要把時間花在忠於自我的生活上;一樣努力地工作,甚至更努力,但要做自己看重的事。這些事必須忠於自我的生活,是你認 為重要且有意義的事。


如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看,就可以了 人們之所以感到遺憾,並不是因為花那麼多時間在工作上,而是竟然那麼努 力去做一些自己並不看重的事。如果我們的工作受我們看重,能代表忠於自我的生活,我們會活得更充實。 當我們死去,就不會有遺憾。


每個人都能把時間花在自己看重的事物上嗎?我曾 聽一位夜間清潔工,充滿驕傲地描述她有多擅於清理,在她打掃之後辦公室看起來有多棒,而這件事對於白天在那裡上班的人,又有 多重要。所以,也許答案是肯定的。


沒有任何測量辦法-當然絕對不是金錢,能夠客觀 地決定出某事對於某人的價值。唯一重要的是,去做你覺得重要的事。


創造你的年度重點:專注在少數幾件事


這世界上有太多事要完成,有那麼多有趣的人、好 玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會,實在太難選擇了。所以我們乾脆不選,每一樣都來一點?


大多數的時間管理方法都有個問題,那就是它並不 是協助你解決這個問題,而只是專注於教你怎麼以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤,就好比在吃到飽餐廳裡每一樣多吃一點, 是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情,會讓人抓狂、筋疲力盡。


想從吃到飽餐廳安然撤退,祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子,祕 訣也是一樣,那就是少做幾件事。也就是說,對於要做什麼,必須要有策略;對於不該做什麼,也得痛下決心取捨。


說得再具體一點,我們應該專注在少數幾件事情上。我自己在經過多次的嘗試 錯誤之後,得出的數字是五。


我決定把這一年的重點放在五件事情上,其 中三件與工作有關,兩件是私人事務。我做的(幾乎)每件事,都必須屬於這五個領域。如果不是,只好禮 貌地拒絕。


為什麼是五件事?因為對我來說,這樣似乎運作得不錯,必須完成的重要事項 都包含在內,而且不至於筋疲力盡。但適合你的可能是三件事,也可能是七件,只要對你有效就行了。你會知道運作的效果,因為如 果有效,你在每個領域都能得到成就感,不會雜亂而手足無措,或丟三落四。


那又為什麼是一年?因為一生太長,一個月又太短,用一年來實現長期重點剛 好。我們常以年進行思考,像是學年度、生日、宗教節日、薪資、紅利、績效評估,都是在一年期限內進行,而且一年的時間剛好足 以得到真正的進展,卻又不致迷失。


以下是我的五項重點:
 三項與工作有關:服務現在的客戶;開發未來的客戶;寫作及演講。
 兩項與個人有關:與家人和朋友相聚;做些有趣的事,照顧好自己。


這些事大都是無法明確量化的,但沒關係,這些並不是目標,也不是所有事情 都要有個量化的目標。這些是重點領域,是你想要投入時間的事項。如果你想要的話,可以再為每個領域設立特定的目標。


你的清單會不同,因為你和我不同。重點在於你得有意識地去列出這張清單。 在接下來的這一年,你想要專注在哪五件事情上?它們必須對你有重大意義,你才會投入那麼多時間在上面,並知道你對時間使用得 當。


換句話說,就是在吃到飽餐廳用餐時,拿一個可裝五種菜色的盤子,不能再多了。既然只能選擇五種,就要確定拿到 的是既營養又好吃的菜色。


怎樣運用時間,才算得當?確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調你的獨特之處,並反應出你的熱 情,那就對了。同樣重要的是,也要包括接受挑戰、與他人合作的機會,以及受到認可的機會。


一旦確認能夠反應上述元素的領域,接下來就得針對不適合放入盤裡的東西,做出困難的決定。


當決定好你的五個重點之後,把95%的時間用在上面,剩下的5%用來做其他零碎的事:幫忙同事;換機油;讀完 iPad的評價(然後排隊去買一台),這些都能運用那5%的時間去完成。但如果這些事占用你20%的時間,那表示你花太 多時間在別人的要務或無聊的生活瑣事上,沒有留足夠的時間來進行自己的要務。


有時,你會面臨重點之間的衝突;我就曾遇過,那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人讚歎,而且演 講明顯符合我的「寫作及演講」重點,但日期和伊蓮娜40歲及她父親70歲的慶生會相衝突。最後我決定推掉演講邀請。


並沒有任何公式可幫助你在五個領域之間做抉擇,但當衝突發生時,靜下心來想一想,大多數時候你會有答案。如果 沒有,那這裡提供一種方式:想想看你最近花最多時間做哪些事,如果其中有個領域占用的時間明顯較少,就選它,做為平衡。 如果不能決定,那選任何一個都好,至少你知道兩個都值得做。


一件一件來 選定要做的事


你已經知道這個年度首要的五件事是什麼。這些事必須成為每日生活的基礎,也就是你的組織圖。想讓你的年度重點 工作有進展,就必須專心把時間投入其中,每天都是如此。


這時,一份有條理的工 作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純,否則光是製作工作清單,就又多了一項工作。製作工作清單時,請依據你的五個領 域來分類,然後加上第六類,並標示為「其他5%」。以我的某一天為例,工作清單會像這樣:




透過這樣的清單架構,把令人手足無措的事項,切分成容易管理又切實可行的工作區塊, 同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義,要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計畫,也是我要投入時間心力的重 點。


這個架構既單純,又有 助於專注,是你展開一天的好方法,但功用不僅於此。它還能提供資訊,讓我知道自己怎麼處理各項重點領域、各領域之間如何 建立關係,以及為了在各領域取得進展所做的努力。


看看前述清單,你會發 現在這個特定日子,「服務現有的客戶」的比重遠超過「開發未來的客戶」。只有一天這樣沒關係,但如果是長久現象,在整個 月當中,關於現有客戶的工作都填得滿滿的,而對未來客戶的工作卻空蕩蕩,我就會知道自己必須調整,才能讓業務成長。


當工作時間發生衝突, 必須有所取捨時,這個清單架構尤其有用。例如有兩個會議都很重要,而我必須擇一參加,這時就可以根據自己運用時間的多 寡,看哪個重點領域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。


另一方面,在「做些有 趣的事,照顧好自己」的領域,我也只有一個活動項目,但因為寫作、家人和朋友全是我能量的來源,所以沒有關係。


我也注意到「其他 5%」的活動總是滿的,這些都是非常行政事務導向的,而且占據我超過5%的時間。這可能表示我應該雇用一位行政人員,或 該把一些事項延後,直到行程表空出更多的時間。


只要有條理的把工作列成清單,著重在本年度 想完成的目標,就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。


18分鐘輕鬆管理每一天 養成每日實行的好習慣


你可能不知道:人們在工作時,平均每小時會 被打擾4次,而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經理人認為,最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、 不重要的郵件、冗長的簡報內容;而電子郵件與電話造成的分心,會讓人的智商降低10分,比抽大麻的影響高出1倍;一心多 用,則會讓生產力下降40%


成功者都有一個管理工作生活的好習慣,而這 個習慣可以只占每天的18分鐘:


上班前花五分鐘,規劃當日工作重點。在打開電腦前,先坐下來,拿出工作清單,看看有哪些項目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項是實際可行的,能讓你更 專注在年度重點上,並讓你在一天結束時感到自己過得很有生產力而成功?然後,把這些項目從工作清單上挪到行事曆。別忘 了:要確保清單上的任何項目不會留在那裡超過三天,要不是把它們寫入行事曆,就是從清單上拿掉。


每小時花一分鐘,重新聚焦。把手錶、手機或電腦設定成每小時響一次,然後開始針對行事曆上面列的事項工作。當嗶聲響起,深呼吸,問問自己,過去一個小時是 否有生產力。然後看一下行事曆,有意識地承諾自己要如何度過下一個小時。一小時接著一小時地管理每一天,別讓時間來管理 你。


下班前花五分鐘,誠實檢討並反省自己。在一天工作即將結束之際,關上電腦,回顧今日,問問自己三組問題,例如:今天過得如何?今天學到了什麼?需要向誰回 覆最新訊息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話,確保自己與應該聯絡的人聯繫。


每天給自己18分鐘。你將學會如何有效管理 每一年、每一天、每一刻:掌握專心的秘訣,有效排除干擾;除了管理自己,有熟知如何設定界線,以防別人浪費自己的時間; 不必忙於搞定所有的事,而能在有限時間內完成真正重要的事。站高一點看自己,心靈富裕,工作才有效率。


書籍 資料 隱藏 ]



書名:關鍵18分鐘:最成功的人如何管理每一天
作者:彼得.布雷格 曼(Peter Bregman
譯者:陳雅茜
發行日期:2013 0227
出版社:天下文化



彼得.布雷格曼 Peter Bregman


知名的企業顧問、專 欄作家、演說家。現任國際管理顧問公司布雷格曼(Bregman Partners)執行長,服務對象涵蓋《財星》五百大企業、新創公司、非營利團體,如德盛安聯、美國運通、高盛、摩根大通、奇異資融、聯合國兒童基金會


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時間:2013-04-22 23:27
她, 39歲,台中市,服務
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